Realidade para algumas empresas e tabu para outras, a prática de ter pessoas da equipe que trabalham das suas próprias casas exige cuidados para que as performances dos times estejam adequadas as expectativas das empresas.
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O teletrabalho é um modelo que está crescendo nas empresas pois oferece benefícios tanto para o empregador quanto para os empregados, como por exemplo: a empresa reduz os seus custos com estrutura física e a produtividade das equipes aumenta por conta da ausência de interrupções, e o colaborador conta com uma maior flexibilidade e qualidade de vida, afinal gastar duas horas para ir e duas horas para voltar do trabalho por dia é um desperdício de tempo, concorda?
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A primeira vez que tive a oportunidade de trabalhar da minha casa foi no ano de 2014, ao ingressar como Head do RH em uma agência de eventos. A empresa já possuía a infraestrutura tecnológica para isso (arquivos armazenados em nuvem, plataformas de videoconferência, aplicativos online de gerenciamento de tarefas etc) e precisava implementar essa política pois quando grandes projetos eram realizados, não havia espaço físico suficiente para todos, além da empresa estar localizada em uma das regiões com mais trânsito em São Paulo: Berrini.
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Naquele momento fui estudar sobre o assunto, participei do congresso realizado na SOBRATT (Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades) e iniciei a experiência prática com esse modelo de trabalho que me acompanha até hoje na GPS Pessoas e nos nossos clientes.
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Dessa forma, separamos nesse artigo as principais ações que os líderes precisam realizar para garantir que ao gerenciar equipes remotas, os times estejam envolvidos, engajados e entregando trabalhos com qualidade:
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1) Planejamento e Organização: realize uma pauta detalhada de quais resultados a equipe precisa atingir naquele período, como os resultados serão reportados pra você e compartilhe com as equipes. Para isso, você precisa se preparar e não realizar uma reunião de improviso.
Lembre-se: para profissionais mais juniores, você precisará ser mais detalhista e acompanhar mais de perto as entregas. Com os mais seniores, você poderá delegar mais, mas como “delegar não é delargar”, garanta que também existe um planejamento e ordem para que as atividades sejam realizadas.
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2) Comunicação estruturada: intensifique as comunicações dos pontos relevantes com o seu gestor imediato e com as equipes. Vocês não estarão fisicamente ao lado um do outro, acompanhando as movimentações de reuniões, reações das pessoas no decorrer do dia e demais ações que acontecem no cotidiano das empresas, pois muitas comunicações não são faladas e sim observadas.
Uma das alternativas é realizar uma comunicação com todos por videoconferência ou grupo de whatsapp compartilhando os principais acontecimentos e o que você espera do grupo em determinado período (formalizando por e-mail os tópicos abordados para minimizar falhas de entendimento). Esteja disponível para ouvir demandas coletivas e individuais.
Se essa comunicação for diária, semanal ou quinzenal, combine com os envolvidos para que todos já reservem as suas agendas e garantam as suas participações.
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3) Receba feedbacks das equipes: transmitir a abertura e a confiança para que cada membro da sua equipe compartilhe com você as dificuldades do dia-a-dia e importantes avanços é crucial mas você deve dar um passo a mais: estruture-se para ter conversas individuais com a equipe semanalmente, por exemplo, para que eles te falem como estão as suas rotinas de trabalho. Não fique passivo esperando que te procurem!
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4) Jornada de trabalho: estabeleça o horário que todos deverão estar disponíveis para o trabalho. Esse horário deverá ser, preferencialmente, o mesmo realizado presencialmente para que todos do grupo consigam se comunicar e realizar as suas entregas. Isso também deverá ajudar o próprio colaborador a se organizar.
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5) Pessoa certa no lugar certo: não é todo mundo que se adapta a esse formato de trabalho, tanto em relação a comportamentos, como com a infraestrutura física e você precisa estar atento a isso. Na maioria das empresas em que o modelo de home office é adotado, as pessoas podem optar se preferem trabalhar de casa ou do escritório.
Em casos em que os colaboradores precisam obrigatoriamente trabalhar das suas casas, ofereça todo o suporte para que eles se adaptem, compartilhando boas e más práticas ou criando fórum de discussão entre os colaboradores sobre esse tema.
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6) Avalie as performances: os colaboradores precisam saber quais são os critérios que serão avaliados e receberem feedbacks sobre esses temas. Tenha clareza dos objetivos da empresa e quais as principais responsabilidades que cada membro da sua equipe possui nesse contexto, comunicando e acompanhando esse profissional para que ele tenha performances cada vez mais superiores.
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7) Dê o exemplo: se a regra de estar disponível das 09h às 18h, por exemplo, está vigente, você também precisa estar disponível nesses horários. Se existe a orientação para que as equipes não fiquem acessando as redes sociais no horário de trabalho, você não poderá interagir nas redes sociais nesse mesmo horário. Se todas as tarefas precisam ser solicitadas pelo aplicativo de gerenciamento de tarefas (ex.: Asana), você não pode mandar por áudio do whatsapp.
Pode parecer simples, mas muitos líderes perdem a credibilidade porque não fazem o que mandam fazer. Fique atento!
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8) Celebrações: tão importante quanto definir metas, planejar, comunicar é celebrar as conquistas, das pequenas as maiores. Isso nos deixa mais confiantes e engajados com os desafios. Quando as pessoas estão afastadas fisicamente é importante que combinem outras formas de celebrar: gravem vídeos no whatsapp, cantem parabéns aos aniversariantes por videoconferência, mas só não deixem de comemorar.
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9) Gestão de crise: nesse tópico queremos destacar a importância de garantir que as equipes tenham conhecimento das informações relevantes, principalmente em situações de crise. Quando há ruídos na comunicação, ou seja, as pessoas não possuem clareza de importantes pontos, a natureza humana de supor fatos negativos é rapidamente ativada e quando estão com medo, essa situação é ainda mais intensificada. Convoque reuniões de emergência e deixe claro todos os pontos.
Presencialmente você observaria as reações das pessoas, o olhar assustado, as conversinhas baixas nos corredores… remotamente isso não é possível e você precisa investir mais nessas comunicações e interações com o time.
10) E para encerrarmos, algo muito importante: Tenha bom senso! Destacamos nesse artigo os principais fatores que todo líder precisa praticar para gerenciar com eficiência e eficácia os seus times remotos, mas existem situações peculiares que você não encontrará em livros ou artigos. Será necessário analisar o contexto, respeitar as pessoas e tomar decisões com base no bom senso.
Como você deve ter observado, todas as orientações também são importantes para o exercício de uma liderança efetiva no ambiente tradicional, ou seja, presencial, mas ao trabalhar com o modelo de trabalho remoto, essas atitudes devem ser intensificadas. Reflita os pontos que você já exerce com maestria e pense em alternativas de torná-las ainda mais fortes, pois é necessário para que as pessoas possam usufruir de todos os benefícios de trabalhar das suas próprias casas.
